Cómo crear un departamento de compras desde cero

El Departamento de Compras de una empresa comercial que mercadea con productos es una de las áreas más importantes de la misma. Sin embargo, pocas compañías son capaces de crear una estructura y un plan de procesos de compras realmente eficientes y adaptados a sus necesidades. Para ayudarles en esa compleja tarea he aquí una guía de los pasos esenciales a seguir para llevarlo a cabo con éxito.  

¿Qué es un Departamento de Compras? 

La Sección o Departamento de Compras o Adquisiciones es la encargada de la compra de todos los productos o bienes esenciales para que una empresa funcione correctamente. Estos bienes pueden incluir todo tipo de objetos, desde aquellos que en forma de piezas sirven para fabricar objetos propios, insumos para elaborar productos alimenticios, hasta bienes de consumo interno, como energía, papelería, limpieza. 

Es decir, que independientemente de su naturaleza o área, y de su tamaño, todas las adquisiciones que una compañía realiza al exterior pasan por este departamento. O deberían pasar, ya que en las empresas poco eficaces esta importante misión está repartida por diferentes direcciones y responsables. Y como veremos, una gestión integral y coordinada de las compras de la empresa es una de las claves para su éxito comercial. 

Por tanto, el departamento de compras debe llevar a cabo esta tarea, y por supuesto, de la manera más eficaz y eficiente, es decir, adquirir el material necesario de la mayor calidad posible, en los plazos de tiempo requeridos, y por supuesto, al mejor coste posible. 

Responsabilidades del Departamento de Compras

Algunas de las responsabilidades clave del departamento de compras de una empresa son las siguientes:

  1. Coordinar las necesidades de compra de la empresa con los departamentos implicados.
  2. Investigar y realizar estudios de mercado para las compras.
  3. Buscar y seleccionar a los mejores proveedores. 
  4. Analizar sus propuestas y ofertas. Reunirse con los representantes de ventas.
  5. Negociar el precio, los términos y las condiciones.
  6. Emitir órdenes de compra. Gestionar los contratos.
  7. Identificar y eliminar los problemas relacionados con las compras.
  8. Mantener un registro completo de las adquisiciones.

Crear un Departamento de Compras desde 0

Crear una sección de la empresa con tantas responsabilidades y tan importantes no es tarea sencilla, pero está al alcance de cualquier compañía, no importa su tamaño o actividad. Siempre que se siga un plan o guía establecido que incluya los puntos esenciales que no debemos pasar por alto. Y aunque el procedimiento puede ser muy largo en función de cada empresa, vamos a resumirlo en cinco etapas fundamentales.

  1. Políticas de Compras

Saber quién en la empresa se ocupa de las compras ya hemos dicho que no es generalizado, y que conduce a mucha descoordinación y aumento de costes. Por tanto, lo primero es crear un equipo o sección responsable de todas las compras de la empresa, que puede subdividirse en partes más pequeñas para compras más específicas. 

  1. Listado del personal autorizado para realizar compras o firmar los gastos. Equipo y responsable(s).
  2. Procedimientos y políticas de compras de la Empresa. Las políticas del departamento de compras deberán ser lo más transparentes y sencillas posibles. Se trata de uno o varios documentos cuyo objetivo es facilitar al departamento el trabajo a realizar.  
  3. También es importante recordar que necesitará un departamento de recepción y procedimientos asociados a la entrega de mercancías contra una orden de compra.

Dedique tiempo e interés en contratar a los mejores profesionales que pueda permitirse para formar parte de su nuevo departamento de Compras. Si tiene que utilizar a su equipo actual, fórmelo y entrénelo adecuadamente. Un Departamento de Compras exitoso es tan bueno como el equipo humano que lo forma. 

  1. Crear el flujo de trabajo de compras

¿Quién inicia un proceso de adquisición? ¿Son varios departamentos los que tienen necesidades individuales? Esto significa que tiene que decidir si quiere un departamento de adquisiciones centralizado, que adquiera todos los bienes y servicios que necesita su empresa, o un departamento de adquisiciones descentralizado, que sólo coordine las decisiones estratégicas, pero que deje la responsabilidad de las operaciones diarias a otros departamentos.

  1. Las plataformas tecnológicas de Compras

Los procesos de compras también se benefician de la tecnología informática, por supuesto, ideal para organizar y gestionar las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo. No dude en solicitar la ayuda de este tipo de software y equipos profesionales. Una plataforma de compras de software tiene que estar dentro de su presupuesto y, muy importante, ser fácil de usar. Invertir en una plataforma es una inversión a largo plazo, por lo que la herramienta adecuada tiene que ser escalable y tan útil hoy como en el futuro, cuando su empresa pueda expandirse o tenga que reducirse. 

Una evaluación rápida debería incluir las siguientes preguntas

  1. ¿Tiene todas las funcionalidades que necesita?
  2. ¿Se adapta al tamaño de su organización?
  3. ¿Se ajusta a su presupuesto? ¿Es fácil de implementar?
  4. ¿Puede ser adoptada sin esfuerzo por mi equipo?
  5. Los proveedores

Los proveedores son el grupo externo con el que tendrás que negociar y trabajar a diario. Establecer la lista de proveedores es una tarea ardua pero esencial. Y que incluye: 

  1. Asegurarse de que los proveedores actuales y futuros cumplen los requisitos de la empresa, como proporcionar la documentación y el respaldo necesarios. 
  2. Establecer criterios para calificar a los nuevos proveedores para que presten servicios a la empresa. Sistemas de calidad, plazos de entrega, medios de pago, etc. 
  3. Coordinación y Seguimiento

Conecte el departamento de compras con el resto de departamentos de la Empresa mediante personal y procedimientos bien engrasados y flexibles, para que el flujo de entrada de mercancías y bienes sea el que necesitan las secciones de Producción y Venta. Haga un seguimiento de esa coordinación con protocolos y reuniones continuadas, y modifique y cambie los puntos de fricción para adaptarlos a las nuevas realidades de la empresa. 

Ideas Clave

Diseñar desde cero un nuevo Departamento de Compras es una tarea que requiere esfuerzo, voluntad y algo de tiempo. Pero está al alcance de cualquier tipo de empresa, ya que los elementos necesarios son accesibles para todos, y los ejemplos de éxito también. No subestime la importancia de esta área de su empresa, si consigue que su Departamento de compras se manifieste como un éxito la totalidad de su negocio se verá recompensado. 

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