El puesto en el que recaen las tareas dentro de los almacenes nunca da pinta de ser sencillo y mucho menos divertido, sin embargo, es una labor que debe realizarse sin importar las circunstancias pues de ella depende que todo permanezca perfectamente contabilizado y organizado. 

El inventariado es muy importante para mantener un control y una estructura más organizada de los productos con los que trabajamos; por eso, encontrar maneras más prácticas o funcionales para llevar a cabo este proceso son muy importantes. 

Afortunadamente, los avances tecnológicos han permitido que todo se lleve a cabo con una mayor rapidez y con más facilidad. 

Es importante mantener siempre en mente que un stock con una buena logística siempre brindará mejores resultados.

Para hacer esto posible, queremos invitarte a que sigas leyendo para que conozcas 5 consejos que te ayudarán a inventariar con mayor eficiencia.

MANTENER LA INFORMACIÓN DE PRODUCTO SIEMPRE ACTUALIZADA

No existe forma posible en que puedas gestionar correctamente tu inventario si la información de tu producto es incorrecta o no está al corriente con el presente de tu empresa. 

Es importante mantener todos los datos actualizados para poder localizar cada producto con mayor facilidad, así como conocer la disponibilidad de stock que posees y poder, de este modo, preparar los pedidos con antelación. Además, y muy importante, reduce las posibilidades de cometer errores al momento de los envíos. 

Algunos de los datos esenciales para identificar los productos de un inventario son el SKU (Referencia de Almacén), código de barras, CPU, fabricante, número de lote, variación (tipo de modelo, talla, tamaño, color, etc…), y hasta el coste que funcionan para poder calcular el total de los productos que se encuentran almacenados y, así, poder realizar un balance entre el coste de tus stocks y sus beneficios. 

El software de Product Information Management es una gran herramienta para hacer esto posible. Esta te permite mantenerte al día sobre la información de productos dentro de catálogos simples o complejos mientras que, a su vez, da la opción de conectarse a programas de gestión de inventario donde puedes compartir información de los stocks, compradores o pedidos. 

Cuando se tiene una empresa pequeña, es bueno iniciar con un control manual, sin embargo, mientras el negocio va creciendo, se vuelve imperativo el uso de un sistema de control mucho más automatizado. 

PRIORIZAR EL STOCK

De acuerdo a las ventas que tenga cada stock, puede depender el nivel de importancia que le des. A partir de esto, parten tres estrategias:

• Niveles pares: El mínimo de stock de cada producto que debes tener siempre disponible en tu almacén. Esto sirve como regulador, pues cuando tu nivel de stock baja del mínimo, 
• Regla de “Primero en entrar, primero en salir”: Un tipo de producto debe venderse antes del primer stock adquirido; de esta manera, se evita la acumulación de productos que puedan dañarse o caducar.
• Proporción 80/20: Se dice que el 80% de los beneficios de un catálogo provienen del 20% de los productos. Con esto, se entiende que se debe haber stock prioritarios, además de vigilancia sobre los productos de acuerdo a su importancia y ritmo de ventas. A su vez, también debe tomarse en cuenta factores como los días de mayor venta, el coste, la estacionalidad o el volumen de demanda por pedido.

Por su parte, los sistemas de control de inventarios se pueden centrar en tres categorías:

1. Productos de alto coste y baja demanda.
2. Productos de coste y demanda promedios.
3. Productos de bajo coste y alta demanda.

El principal motivo de todo esto es reducir las posibilidades de tener un stock estancado o productos caducos (en el caso de los referentes a alimentos, cosméticos o, incluso, la moda). Un control de inventarios te permite vigilar los productos con mayor coste, mientras que los más baratos y con mayor demanda te causarán menos estragos. 

REVISIONES REGULARES PROGRAMADAS

Un error que se puede llegar a cometer, es dejar la revisión del inventario para fin de año, enfrentándose al balance de cuentas, beneficios y declaraciones de impuestos.

Pese al apoyo que aportan los softwares de inventario, siempre es necesario comparar los datos que arroja con la información física que poseemos para evitar confusiones o dudas. 

La mejor opción es realizar chequeos constantes que pueden seccionarse por el tipo de producto. De esta manera, se mantendrá un mayor control dentro del almacén de manera secuencial. Este método puede llevarse a cabo mensual o semanalmente, sin embargo, tampoco es mala idea que se realice todos los días, especialmente, en los productos más demandados.

Asimismo, esto permite regular el espacio de almacenamiento que realmente se usa y, con esto, reducir costos. 

COMPARAR VENTAS Y STOCK

Al analizar el inventario, podrás descubrir si existe la posibilidad de aplicar descuentos o promociones en productos acumulados en stock.

El sistema de control permitirá que la rotación de stocks sea más rápida y que esto impulse el ritmo de ventas. Esto es importante porque, así, los equipos comerciales y de gestión de inventario tengan en común un sistema centralizado de información de producto, así como resultados e informes de tendencias en los productos. 

Una estrategia muy útil para ahorrar tiempo y dinero, es comparar el comportamiento de las y los clientes, los niveles de demanda, el rendimiento de cada producto, los presupuestos para mantener esa respuesta de demanda y costes de almacenamiento. 

Esto también puede afectar la distribución en caso de que la empresa maneje tiendas físicas y, por ello, se deba evaluar el sistema que permite el acceso a stocks de manera más eficiente. 

PLANIFICAR LOS PICOS DE DEMANDA

La situación puede variar con el paso del tiempo; en ocasiones, puede ocurrir por razones impredecibles o por momentos de mayor demanda que pueden llegarse a repetir cada año. Por ello, hay que estar preparados.

Dependiendo la época del año, algunos productos pueden aumentar su demanda; un ejemplo puede ser en Navidad, épocas de rebajas o promociones, tales como el Black Friday o el Buen Fin. 

Para desarrollar un buen sistema de control de inventarios, la previsión es fundamental, pues evitará que se haga una demanda de stocks poco realista, ya sea por exceso o por defecto. Al analizar los comportamientos y cifras de años anteriores, así como tasas de crecimiento o tendencias del mercado, podremos prever cuál sería el mínimo necesario para satisfacer esta demanda. 

Ante las situaciones impredecibles, es importante mantenerse alerta ante los posibles impactos negativos que puedan suscitarse en las ventas y en la gestión del inventario. Te recomendamos evaluar tendencias actuales y los signos que puedan indicar cambios de demanda en el mercado. También sería necesario estar al pendiente de las oscilaciones económicas de uno o varios países. 

Para motivos de mayor éxito, es importante tener un plan A y B; la mejor opción para tu plan A, es contar con un software de gestión de información de producto que te permitirá tener un control absoluto sobre cantidad y calidad de tus productos. 

El plan B debe estar siempre presente ante situaciones de emergencia; nunca sabemos cómo pueden variar las situaciones a las que se puede enfrentar nuestro negocio, por ello, es imperativo tener un respaldo que nos proteja de cualquier problema dentro o fuera de nuestro negocio. 

Entendiendo esto, sabemos que hay muchas formas de lograr que nuestro almacenamiento sea más apropiado y funcional para nuestras necesidades.

Te invitamos a ponerlas en práctica y comprobar que cualquier negocio puede crecer, con las herramientas y la organización correcta.