Procesos y sistemas para mejorar tu Área de Compras

En nuestro anterior artículo sobre compras vimos cómo crear desde cero un Departamento de Compras a partir de consejos y prácticas que nos aseguren un éxito en esta importante tarea. Ahora vamos a profundizar en el tema, detallando técnicas y recomendaciones sobre cómo mejorar el Área de Compras, y cómo hacerla evolucionar para adaptarse a nuevos retos y exigencias. 

Área de Compras: flexibilidad para el cambio

Todos sabemos que el Área o Departamento de Compras es un elemento fundamental para cualquier negocio o empresa y que su buen funcionamiento marca el éxito de una buena aventura empresarial. 

Sin embargo, el éxito de este departamento va mucho más allá de su puesta en marcha, ya que una vez implementado se debe monitorear su funcionamiento adaptándolo a las transformaciones que se produzcan tanto dentro de la empresa (cambios de estrategia de la compañía o apertura a nuevos mercados) o fuera de ella y que podrían favorecer (como la absorción de una empresa mayor o una inversión en bienes) o bien, poner en riesgo su existencia, tal como ha sucedido con miles de negocios en la crisis económica actual derivada por la pandemia del Covid-19. 

Es por esta razón, que resulta importante reinventarse siempre bajo el siguiente lema: “lo que hoy vale y me funciona, puede no valer mañana y debo estar preparado para introducir cambios para mejorar y triunfar en las nuevas circunstancias”.. 

Consejos para mejorar nuestro Departamento de Compras

La razón número 1 para introducir mejoras constantes en nuestro departamento de compras es sencilla: por beneficios económicos. Mejorar esta área esencial del negocio puede ahorrarnos mucho dinero cada año fiscal. Esto incluye ahorros en los costes de los productos e incluso el incremento de la eficiencia de nuestro personal. Vamos a ver algunas recomendaciones prácticas que podemos poner en funcionamiento para lograr esos objetivos: 

Evaluar Proveedores

Los proveedores son el combustible que alimenta nuestro departamento de compras, por eso hay que evaluarlos de forma regular y aunque existen numerosas maneras de hacerlo siempre hay que asegurarse de lo siguiente:

  1. Flexibilidad
  2. Tiempo de entrega
  3. Costes
  4. Calidad del servicio

De este modo podrás establecer relaciones duraderas y beneficiosas con los proveedores que trabajas sin que esto signifique reducir tu lista de proveedores. Tú los apoyas a tener éxito tanto como ellos a ti. Cuando negocies, ten en cuenta que tendrás que ayudarles a ver cómo pueden beneficiarse ambas partes. Esto será importante para mantener una relación de confianza entre su empresa y la suya. 

Separar funciones y especializarse

Al crear puestos especializados designando, por ejemplo, a uno o sólo algunos empleados para llamar a los proveedores y a otros para que comparen los precios obtenidos por el primero, lograremos eficientar nuestros procesos a corto plazo. 

Análisis y Evaluación de gastos

Un buen análisis de los datos y cifras de compras es fundamental para mejorar el sistema de adquisiciones. Asegúrate de analizar todos y cada uno de los factores que afectan al precio de los productos, bienes y servicios que tu empresa adquiere, como por ejemplo: 

  • Costes de las materias primas
  • Costes de inventario (incluidos los requisitos de espacio, calefacción y seguros)
  • Gastos de transporte
  • Gastos de los proveedores 
  • Condiciones de pago
  • Costes de envío y manipulación

Si mejora este aspecto de tu departamento de compras podrás ahorrar suficiente dinero para otras áreas del negocio, como el marketing y la contratación de más empleados a medida que crezca y se expanda. 

Invertir en Tecnología 

En la actualidad la tecnología es esencial para que una empresa tenga éxito. En algunos negocios de pequeño tamaño es posible que nuestro proceso de compras sea lo suficientemente sencillo como para usar solamente un programa de una hoja de cálculo. Sin embargo, a medida que crezcamos y deseemos mejorar, encontrarás más errores humanos y complicaciones que hacen que el uso de procesos manuales sea poco práctico. En el mercado existen soluciones informáticas fantásticas a un buen precio que pueden ayudarnos a mejorar nuestro sistema de compras. Se trata de una inversión necesaria, no un gasto superfluo. 

Ideas Clave

La mejora constante debe formar parte de la filosofía de todo Departamento de Compras y para ello, es esencial una mentalidad abierta al cambio y flexible para todos los responsables de esta área. La mejora de procesos de personal y recursos humanos, así como la inversión en tecnología y una relación más estrecha con nuestros proveedores son prácticas que desde ya podemos poner en funcionamiento para optimizar al máximo nuestro negocio. 

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