Consejos que debes conocer para mejorar tu proceso de planificación de compras

Como muchas cuestiones en la vida, las compras requieren de una estrategia y de un orden que permitirán que se realicen con la mayor certeza y seguridad posible; por ello, y sabiendo la importancia que tiene aún más por la situación actual en la que nos encontramos, queremos orientarte un poco más en caso de que desconozcas sobre este proceso. Sabemos que pueden surgir muchas dudas al respecto y, definitivamente, no eres el único. Es normal dudar, desconocer y temer a dar el primer paso; sin embargo, nunca te cierres a la oportunidad de recibir tips o recomendaciones que te ayuden a mejorar. Ya sabes lo que dicen, dos cabezas piensan mejor que una.

Hoy, te traemos tres consejos que puedes seguir para mejorar tu proceso de planificación de compras.

Pero, antes de empezar, debemos establecer ciertos puntos a considerar, iniciando con responder la siguiente pregunta: ¿cuál es el propósito del área de compras? Sencillo, su objetivo primordial es brindar un servicio eficaz al departamento usuario (aquel que se encarga de realizar la petición de compra a este departamento) y asegurarse de hacerlo con el menor coste posible para la empresa.

Ahora, debemos entender que este proceso comienza a partir de la información que se recaba en los pronósticos anuales de ventas, de producción y económicos. Entendamos un poco más estos conceptos:

  • Pronóstico de ventas: Este nos dará una medida total de los materiales, productos y servicios que requerimos y que deben ser adquiridos por el departamento de ventas. 
  • Pronóstico de producción: Este nos proporcionará información sobre los lugares donde se necesitarán los productos, materiales o servicios.
  • Pronóstico económico: Nos dará información sobre cuáles son las tendencias generales de precios, salarios y otros costos.

Ya que se obtiene el pronóstico de cada uno de estos sectores, se harán estimaciones mensuales y semestrales comparando con inventario y almacenes.
Una vez que se han analizado los objetivos y las metas del área de compras, acompañados por los pronósticos de recursos para alcanzarlos, se desglosan y se realizan diversos presupuestos que se seccionan de la siguiente manera:

  • Presupuestos para la compra (producción) de materiales.- Inicia generando una estimación de la producción con los pronósticos y los planes de venta:
  • En el programa de producción, se estipula el número de unidades que deben ser completadas y se desarrolla en plan de cantidades a comprar.
  • El departamento de compras multiplica las cantidades compradas por el precio de compra anticipado para, de esta manera, llegar al presupuesto total subdividido en el periodo de producción.
  • Finalmente, las cantidades se ajustan a los cambios planeados en los inventarios.
  • Presupuesto MRO.- Este plan se basa en poder utilizar las proporciones de material comprado anteriormente, costo de la mercancía, ajustado por los cambios anticipados en el inventarios y niveles de alza generales del precio.
  • Presupuesto de capital.- En este plan, se toman en cuenta las necesidades de producción, la obsolescencia del equipo o las nuevas tecnologías, así como los planes de expansión, entre otros.
  • Presupuesto administrativo.- La planeación en este apartado está basada en salarios y sueldos; costos de espacio que incluyen electricidad, luz y aire acondicionado. Además de los costos de todo el mobiliario, el equipo de oficina, etcétera.
  • Presupuesto de ahorros.- Actualmente, con base al presupuesto de gastos, en algunas empresas se define el pronóstico de ahorro y se documenta por proyecto. Esto, con el objetivo de crear un plan confiable el cual se pueda seguir. 

Ahora bien, ya que tenemos entendidos y digeridos estos conceptos, viene la parte más importante de este artículo, los tres consejos que te ayudarán con tu proceso de planificación de compras; si realizamos correctamente esta administración, será más sencillo prever cuándo es conveniente reponer ciertos artículos. En caso contrario, esto podría traer problemas financieros y administrativos. 

Tips para la planificación.

  1. Conoce a tus proveedores.- Si mantienes un registro actualizado de tus proveedores y estudias el mercado antes de contratar, será mucho más sencillo mantener un control de calidad más acertado. Además, es bueno analizar cuáles son las diferencias entre lo que puede ofrecerte uno en comparación con el otro, así como sus precios y las ventajas y desventajas que tienen. Esto es esencial que se tome en consideración para tomar una mejor decisión. 
  2. Optimiza la gestión de tu stock.- Con la tecnología actual, es posible utilizar softwares, sin importar que sean de paga o gratuitos, para realizar esta gestión. Presta mucha atención a este paso, ya que, si llevas a cabo un buen control, te evitará muchos problemas como el estancamiento de productos o algunos de los que mencionamos previamente.
  3. Capacita a los empleados.- Aún si posees las mejores herramientas para gestionar tu stock y tienes una logística impecable, esto no será suficiente si tienes un personal que no sabe cómo operarlo; por ello, es imperativo que mantengas a tus empleados informados y actualizados sobre los procesos de la empresa y los cambios tecnológicos que, como bien sabes, ocurren con mayor frecuencia de la que a veces podemos visualizar. Tanto tú como las áreas de administración y recursos humanos deben estar bien preparados para coordinar a todo el equipo.

Si bien estos tres consejos podrían parecer suficientes, hay mucho que siempre se puede descubrir y aprender. Recuerda que ninguna verdad es totalmente absoluta y estas recomendaciones no son las finales, pues existen miles más que puedes utilizar para mejorar tu planificación y realizar procedimientos con mayor detalle, orden y una gran estrategia comercial.

Nosotros, en SHQ, queremos darte la mayor cantidad de herramientas posibles para que lo hagas posible; por eso mismo, te contamos un tip más para que te encuentres un paso más adelante de tus desafíos y puedas superarlos eficientemente. 

  1. Ten siempre un plan B.- Sin importar la cautela que puedas llegar a tener o qué tan detallista seas a los posibles errores, siempre existe una posibilidad de que ocurran imprevistos o imperfectos; por ello, te recomendamos tener un plan B bien estructurado que ayude a respaldarte y te dé la oportunidad de atender las demandas de emergencia en lo que logras contener el problema.
    Confía en tu equipo y enfócate en la resolución. Recuerda, no pienses en complicaciones, piensa en soluciones.

Confiamos en tus habilidades y esperamos que puedas lograr tus metas con éxito y mucha abundancia. 

No olvides que, en caso de que necesites asesoría en este u otros temas, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de nuestra página web o por Whatsapp.

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